Administratie DGA-hypotheek: boeken, splitsen en documenteren vanuit je BV

De hypotheek boeken op de balans van je BV

Een veelgemaakte fout is dat de lening via rekening-courant loopt. Dat is fiscaal een ander verhaal. De Belastingdienst verwacht een aparte langlopende schuld op de balans, herkenbaar als hypothecaire lening aan de DGA. In de boekhouding maak je daarvoor een eigen grootboekrekening aan, bijvoorbeeld onder de rubriek "Langlopende schulden".

De uitbetaling van het hypotheekbedrag verloopt via de zakelijke bankrekening van de BV naar je privérekening. Dat bankafschrift is het eerste bewijs in je dossier. Vervolgens leg je in de leningsovereenkomst de exacte voorwaarden vast: hoofdsom, rentepercentage, ingangsdatum, looptijd en of je annuïtair of lineair aflost. Die overeenkomst, samen met het aflossingsschema, vormt de basis waar al je boekingen op aansluiten.

Op familiehypotheekoverzicht.nl voer je de lening eenmalig in. Het platform genereert vervolgens een aflossingsschema per maand en per jaar dat direct aansluit op de balanspost in je boekhouding. Je accountant kan het schema naast de jaarrekening leggen zonder zelf te hoeven rekenen.

Rente en aflossing splitsen: hier gaat het vaak mis

Elke maand betaal je vanuit privé een bedrag aan je BV. Dat bedrag bestaat uit een rentedeel en een aflossingsdeel. Bij een annuïtaire lening verschuift die verhouding maandelijks: in het begin is het rentedeel groter, later juist het aflossingsdeel. Bij een lineaire lening is de aflossing elke maand gelijk en daalt de rente naarmate de schuld afneemt.

In de praktijk zien we dat DGA's de totale maandbetaling op één grootboekrekening boeken, zonder splitsing. Dat leidt tot problemen bij de jaarrekening: de balansschuld klopt niet meer met het aflossingsschema, de renteopbrengst in de BV is niet juist verantwoord en de renteaftrek in de aangifte inkomstenbelasting mist onderbouwing. Vergeet ook extra aflossingen niet. Die worden wel betaald maar regelmatig niet in het schema verwerkt, waardoor de restschuld op papier afwijkt van de werkelijke stand.

Wanneer je familiehypotheekoverzicht.nl gebruikt, voer je betalingen en extra aflossingen per datum in. Het platform berekent automatisch hoeveel van elke betaling rente is en hoeveel aflossing. De restschuld wordt per maand bijgewerkt, zodat die altijd aansluit op wat er werkelijk op de bankrekening is gebeurd.

De jaaropgaaf: elk jaar opnieuw, net als bij een bank

Een bank stuurt je begin februari automatisch een jaaroverzicht. Als je BV de hypotheekverstrekker is, moet je dat document zelf maken. De jaaropgaaf bevat de totale betaalde rente over het kalenderjaar, de totale aflossing, de restschuld per 31 december en eventuele bijzonderheden zoals een extra aflossing of rentewijziging die halverwege het jaar is ingegaan.

Zonder jaaropgaaf wordt de aangifte inkomstenbelasting een probleem. De inspecteur wil zien welk bedrag je als hypotheekrente aftrekt in box 1 en waar dat bedrag vandaan komt. Voor de BV geldt hetzelfde: de renteopbrengst moet in de vennootschapsbelasting worden verantwoord. Als die twee cijfers niet op elkaar aansluiten, krijg je vragen.

Op familiehypotheekoverzicht.nl worden jaaroverzichten automatisch opgebouwd zodra je betalingen registreert. Per kalenderjaar download je een pdf met alle relevante cijfers. De DGA, de BV en de accountant werken daardoor met exact hetzelfde document, wat voorkomt dat er verschillende versies van de waarheid in omloop raken.

Wijzigingen en extra aflossingen: bewaar de hele historie

Een DGA-hypotheek loopt vaak twintig tot dertig jaar. In die periode verandert er gegarandeerd iets. Misschien pas je de rente aan omdat de marktrente is gedaald, of doe je een forse extra aflossing na de verkoop van een ander pand. Elke wijziging heeft gevolgen voor de restschuld, de maandlast en de fiscale aftrek.

De Belastingdienst verwacht dat je de hele keten kunt reconstrueren: van de oorspronkelijke voorwaarden tot de huidige situatie, met elke tussenstap gedocumenteerd. Leg daarom bij elke wijziging de datum, de reden en de nieuwe afspraken schriftelijk vast. Laat vervolgens een nieuw aflossingsschema berekenen en archiveer het vorige. Zo bouw je een tijdlijn op die de inspecteur of je accountant in één keer kan nalopen.

In het platform leg je mutaties vast in de tijdlijn van de lening. Bij een rentewijziging of extra aflossing wordt automatisch een nieuw schema berekend. Het oude schema blijft bewaard, zodat het dossier altijd compleet en controleerbaar is.

Documentatieplicht: wat de Belastingdienst van je BV verwacht

De fiscus kan op elk moment vragen om bewijs dat de lening voldoet aan de eigenwoning-eisen. De ondertekende leningsovereenkomst is het startpunt, met daarin de rente, looptijd, aflossingsschema, betaaldata, zekerheden en eventuele boeteclausules. Daarnaast de notariële hypotheekakte waaruit blijkt dat hypotheekrecht ten gunste van de BV is gevestigd. Zonder die akte telt de woningschuld mee voor de Wet excessief lenen bij schulden boven de €500.000.

De Belastingdienst verwacht ook dat je betalingen kunt aantonen aan de hand van bankafschriften. Daarnaast hoort er een taxatierapport of WOZ-beschikking in het dossier om de loan-to-value verhouding te onderbouwen. Die verhouding bepaalt mede of de rente marktconform is. Tot slot bewaar je de jaaropgaven per kalenderjaar en eventuele besluiten van de AVA over het aangaan of wijzigen van de lening.

Met familiehypotheekoverzicht.nl bouw je dit dossier stap voor stap op. Het aflossingsschema, de jaaroverzichten en de mutatiehistorie staan in één account. Bij een controle of een vraag van je accountant download je de benodigde documenten als pdf en lever je een sluitend geheel aan.

Veelgemaakte fouten bij de administratie van een DGA-hypotheek

De fout die we het vaakst tegenkomen is dat de lening via rekening-courant loopt in plaats van als aparte langlopende schuld op de balans. De Belastingdienst beschouwt een rekening-courantschuld niet als eigenwoningschuld, waardoor je de rente niet kunt aftrekken in box 1 en het bedrag mogelijk meetelt voor de Wet excessief lenen.

Een tweede veelvoorkomend probleem is dat rente en aflossing niet gescheiden worden geboekt. De accountant treft dan aan het einde van het jaar één totaalbedrag aan en moet zelf gaan uitrekenen hoeveel daarvan rente was. Dat kost tijd, vergroot de kans op fouten en levert discussie op met de fiscus als de renteaftrek niet aansluit op de boekhouding.

Verder zien we regelmatig dat extra aflossingen wel worden betaald maar nergens worden geregistreerd. Het aflossingsschema loopt dan niet meer synchroon met de werkelijke schuld. En tot slot ontbreekt bij veel DGA's de jaaropgaaf: ze vullen de aangifte in op basis van een eigen Excel-bestand dat niet aansluit op de jaarrekening van de BV.

Op familiehypotheekoverzicht.nl komen alle berekeningen uit één bron. Elke mutatie staat in de tijdlijn, het schema sluit aan op de jaaroverzichten en zowel de BV als de DGA gebruiken dezelfde cijfers richting Belastingdienst en accountant. Dat voorkomt de dubbele boekhouding in Excel die bij veel DGA-hypotheken de norm is.